WIJ GAAN ONS TEAM UITBREIDEN EN ZOEKEN EEN VROLIJKE OFFICE ASSISTANT (32 – 40 uur)

We zijn op zoek naar een Office Assistant om ons team in onze studio in Weesp te komen versterken. Je belangrijkste taak in deze functie is om er voor te zorgen dat onze werkplek de beste en leukste, maar zeker ook veiligste is. Met een stralende glimlach zorg je ervoor dat ons kantoor een geoliede machine is waar iedereen zich welkom en thuis voelt. Als gezicht en visitekaartje ben je daarnaast ook het eerste aanspreekpunt voor onze externe relaties.

Je bent iemand met sterke communicatieve vaardigheden die bovendien oog heeft voor details. Iemand die het Office team en het Management ondersteunt en steeds ruimte ziet voor slimme verbeteringen van verschillende processen. Je krijgt dan ook veel vrijheid om de functie naar eigen inzicht in te vullen. Deze functie maakt deel uit van het Office Team en je rapporteert aan de Operations Manager.

WAT IS JE ROL?

• Je bent het gezicht, de oren en ogen van Airworks. Je beantwoordt vrolijk de binnenkomende telefoontjes en ontvangt onze gasten wanneer zij onze studio bezoeken. Je zorgt er voor dat gasten zich van harte welkom voelen en weet hen bevlogen en met passie over ons werk te vertellen terwijl je ze ons pand laat zien.
• Om onze missie te realiseren bewaak jij de goede werkplekken van onze ‘Airheads’. Je zorgt ervoor dat het netjes, veilig, overzichtelijk en prettig is om in de verschillende ruimten te werken. Je zorgt er samen met onze Facility & Verhuur medewerker voor dat alles netjes onderhouden blijft. Als jullie het samen toch niet op kunnen lossen heb je al iemand gebeld om het te regelen. Samen houden jullie het Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) proces bij. Daarnaast heb je het ook gezien als het weer tijd wordt om de hovenier te bellen om ons exterieur bij te werken of de schoonmaker aan te spreken als ze dat ene hoekje steeds vergeten.
• Je zorgt er voor dat allerhande administratieve zaken goed georganiseerd zijn zodat we e.e.a. gemakkelijk terug kunnen vinden. Je hebt oog voor onze verzekeringen en weet precies wanneer het tijd wordt om die ene polis weer eens te bekijken: jij zorgt dat wij up to date zijn. Je beheert de agenda’s en weet zodoende altijd wanneer het tijd is voor een feestje of om dat attente bloemetje te sturen.
• Je ondersteunt onze HR manager bij bijvoorbeeld de project & urenregistratie, de loonadministratie, het opstellen van overeenkomsten of de planning van freelancers
• Op kantoor loopt alles op rolletjes. Er zijn genoeg kantoorbenodigdheden op voorraad en de koelkasten zijn goed gevuld. Proviand voor een borrel of feestje worden door jou keurig bijgehouden dus er is altijd voldoende in huis voor spontane acties.
• Je bent onze ‘in house’ Travel Manager die ervoor zorgt dat onze crews zorgeloos op reis kunnen om ons werk wereldwijd te installeren of te vertegenwoordigen. Dit houdt in dat je vlieg- of treinreizen boekt, huurauto’s en hotels regelt, maar ook de verschillende VISA aanvragen afhandelt, accreditaties en/of vaccinaties regelt.
• Je bent pro-actief en springt makkelijk in als er zich een overwachte situatie voordoet. Jij hebt het in de hand, want je ziet ‘dingen’ vanwege je feilloze intuitie al van mijlenver aankomen.
• Om ervoor te zorgen dat alle ‘Airheads’ op de hoogte zijn van onze kantoorupdates of activiteiten zorg je voor de interne communicatie. Een bericht gericht aan het hele bedrijf draai jij binnen een handomdraai in elkaar (ook als je bijvoorbeeld nieuwe huisregels moet communiceren). Omdat jij begrijpt dat onze online zichtbaarheid ook reuze belangrijk is bewaak jij daarin onze rode draad, heb jij bovendien leuke ideeën om dit te etaleren en dus heb je ook onze ‘socials’ in beheer.
• Je bent de drijvende spil achter het team ‘sfeerbeheer’ om leuke activiteiten voor het hele bedrijf te faciliteren en een glimlach op de gezichten van je collega’s te toveren.

WAT BIEDEN WIJ?

• Een ongelooflijk inspirerende snelgroeiende, maar ook internationale down to earth werkomgeving waarin jij echt verschil kunt maken.

• Uiteraard een marktconform salaris van tussen €2.800,- en €3.300,- bruto per maand, gebaseerd op een 40-urige werkweek en ervaring. Daarnaast doe je mee aan onze jaarlijkse bonusregeling (afhankelijk van functioneren en winstresultaat).
• Een unieke mogelijkheid om bij te dragen aan onze inflatables - waarmee wij niet alleen zorgen voor een glimlach - maar ook duizenden mensen dagelijks wereldwijd inspireren.

• Een veelzijdige rol binnen een creatief, enthousiast en gedreven team met zeer veel passie en liefde voor onze missie.

• Dagelijks een gezamenlijke gezonde vegetarische lunch (behalve als het Fat Friday is).

• Mogelijkheid om pensioen op te bouwen via Bright Pensioen.

• 25 vakantiedagen per jaar.

• Regelmatig team borrels en uitjes…. én... als je muzikaal bent of zingt als een nachtegaal, dan is er zeker een plekje voor je in onze band.

COME JOIN AIRWORKS TODAY!

Heb jij het idee dat je net een variant op je eigen CV hebt gelezen? Reageer dan snel! 

AIRWORKS

Airworks is de marktleider in het ontwerpen en produceren van opblaasbare decorstukken voor de internationale entertainmentindustrie. Klanten zijn onder andere: Muse, Pink, Rolling Stones, Taylor Swift, AC/DC, Beyonce, Iron Maiden, openingsceremonies voor de Olympische Spelen, EK/WK Voetbalcups en andere grootschalige internationale festivals zoals EDC of Tomorrowland. Airworks is een groeiende en creatieve onderneming Kantoor & Studio - houdend in Amsterdam (Weesp-Area). Voor meer informatie zie: www.airworks.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

• Je hebt zo’n 2 tot 4 jaar ervaring in office management of soortgelijke dienstverlenende functies en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels. 
• Je bent actiegericht en geen taak is te klein. Je ziet ‘werk’ liggen en pakt het aan. Urenlang achter je bureau bivakkeren, kan best een keer, maar het liefst ben je ‘all over the place’ en ben je graag in beweging. Je hebt er ook geen probleem mee als meerdere taken door elkaar lopen. Aan het einde van de dag, is het namelijk allemaal geregeld.
• Je bent een vrolijke persoonlijkheid die detail- en mensgericht, attent en zorgzaam is. Je vindt het leuk om ervoor te zorgen dat je collega’s optimaal kunnen presteren en als we onze inflatables opblazen check jij nog even snel of iedereen daarvan wel op de hoogte is, zodat niemand de ‘test inflate’ mist. Je bent enthousisast, een goede planner en houdt van gezelligheid, maar ook van orde en netheid.
• Je bent woonachtig in de buurt van onze studio in Weesp, het liefst op fietsafstand.
• Jij zet altijd net dat extra stapje wat service en gastvrijheid betreft.
• Incidenteel thuiswerken kan zeker, maar als onze Office Star fonkel jij het best 'on site'.