Office Assistant

  • Office
  • Weesp, Nederland

Office Assistant

Functieomschrijving

Wij gaan ons team uitbreiden en daarom zijn wij per direct op zoek naar een Office Assistant (32-40 uur).


Wat is je rol?

Als Office Assistant voer je niet alleen administratieve werkzaamheden zelfstandig uit maar ondersteun je ook bij personeelszaken en het algehele team. Tevens help je bij het continue verbeteren van kantoorprocessen. Het is een veelzijdige functie waarbij geen dag hetzelfde is door ad hoc werkzaamheden die de dynamische evenementen branche met zich meebrengt. De belangrijkste taken zijn:

  • Aanspreekpunt binnen kantoor: van telefoon, e-mail, bezoek ontvangen tot het ontzorgen van het management;
  • Administratief zaken vastleggen zodat we alles makkelijk terug kunnen vinden.
  • Agendabeheer en bijhouden wanneer bijvoorbeeld collega’s jarig, op vakantie of ziek zijn;
  • Verzekeringen coördineren, bewaken en zorgen dat we up-to-date zijn zodat we voldoende zijn gedekt als bedrijf;
  • Ondersteunen bij personeelszaken zoals bijvoorbeeld urenregistratie, loonadministratie en het opstellen van overeenkomsten;
  • Het inplannen van freelancers wanneer nodig;
  • Het aansturen / assisteren op het gebied van ICT-vraagstukken (evt. met hulp van externe derden);
  • Het coördineren van reizen en eventuele benodigde papieren en vaccinaties voor collega’s die op locatie werken;
  • Het bewaken en verbeteren van onze Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) proces;

Functievereisten

Wie ben jij?

  • Je beschikt over 2-4 jaar relevante werkervaring;
  • Je bent minimaal 4 dagen (32 uur) per week beschikbaar, het liefst z.s.m. In een later stadium kan dit worden uitgebreid naar 5 dagen;
  • Je kunt goed overweg met Microsoft Office;
  • Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en ook Engels in verband met onze internationale klanten;
  • Je bent georganiseerd, hebt oog voor detail en krijgt graag dingen gedaan;
  • Je hebt een flexibele instelling waarbij je goed kan schakelen tussen verschillende taken en je kan goed prioriteiten stellen;
  • Verder ben je proactief, communicatief sterk en werk je goed zelfstandig in een team samen;
  • Je bent woonachtig in de buurt van onze studio in Weesp, het liefst op fietsafstand;
  • Bonuspunten: cijfermatig inzicht want je kan gaan helpen bij het opstellen van facturen en ervaring in de festival/evenementenbranche of andere dynamische omgeving is een pré.